Cresce ano a ano o controle fiscal do governo em todos os segmentos da economia e, com os condomínios, não é diferente. Paralelo à facilidade de cruzar informações com outras instituições, como a Previdência Social, há leis como a que impõe ao tomador de serviço a responsabilidade das retenções de impostos. A legislação passou a exigir dos condomínios o cumprimento de obrigações que chegam a confundi-los com as empresas. Cabe ao condomínio guardar e informar aos órgãos competentes dados como valor do serviço, valor retido, informações sobre o fornecedor ou prestador de serviços, igual ao que acontece com qualquer empresa. Pela movimentação de recursos gerados pela administração condominial, há quem já ouça a respiração do leão que espreita a sua próxima vítima: os condomínios.

Darlene Maria Santos Mendonça é administradora de empresa, com mais de dez anos de experiência à frente do departamento de contas a pagar de administradoras de condomínios e não tem dúvidas. “As exigências ao longo dos últimos anos intensificaram-se e tudo indica que o processo continuará. O cerco se fecha e em várias frentes, do INSS, passando pelo ISS e PIS/COFINS/CSLL, Microempreendedor Individual (MEI) e vem por aí a Nota Fiscal eletrônica. É um adeus definitivo a transações comerciais “de boca”, em pedido, recibos ou fatura, comuns em um passado recente dos condomínios”, ressalta.

A administradora conta que ainda é comum ter que alertar aos síndicos para a compra de produtos sem nota fiscal e a contratação de serviços sem informações ou com dados inexatos. “O condomínio pode ser cobrado por isto em uma fiscalização e quem fará esta cobrança serão os órgãos responsáveis pela administração daqueles impostos, com destaque para o leão”, alerta. São situações cotidianas, como às vésperas da Copa do Mundo, quando alguns síndicos ainda procuraram as administradoras para serem ressarcidos por compras de enfeites verde-amarelos feitas em camelôs.

Toda transação comercial deve ser feita com nota fiscal, do qual deve constar número de ordem, CNPJ legível, natureza da operação, número de autorização e validade para a emissão da NF, descrição do material ou serviço, data da emissão e de vencimento. Sem estes dados não é um documento oficial e não serve ao cumprimento da legislação.

“O peso dos impostos faz com que muitos ofereçam descontos e benefícios para serviço ou produto adquirido sem nota fiscal, mas isto representa um risco cada vez maior para o contratante”, alerta.

Contas a pagar como uma consultoria

O trabalho de profissionais como a Darlene é de grande importância e responsabilidade. Quem contrata este serviço conta com o controle e a execução dos pagamentos, com o absoluto cumprimento de prazos, seja do vencimento da nota fiscal, seja de recolhimentos dos impostos, de acordo com o que exige cada legislação. “As contas são recebidas, analisadas e validadas para pagamento, verificando-se as retenções tributárias e previdenciárias devidas, tudo a fim de evitar problemas futuros com eventuais procedimentos fiscais”, explica Darlene, acrescentando que é por isto que a atividade exige formação administrativa e contábil, realizada por profissionais treinados e atualizados, dinâmicos, dedicados e com grande senso de responsabilidade. “Só na empresa em que trabalho são nove funcionários dedicados exclusivamente ao atendimento dos condomínios no contas a pagar”, completa.

Francisco Newton Rego Vila Nova, síndico do condomínio Mirante da Cidade, no Centro, conta com este serviço e não abre mão das orientações dos profissionais para não correr riscos. “Para quem gosta de trabalhar correto, não há outra maneira. É uma consultoria necessária e costumo recorrer sempre a ela para não cometer erros”, afirma.

Um exemplo que deve ser seguido por outros síndicos. Com formação e atuação diversas, nem sempre o profissional que está à frente da gestão do condomínio consegue acompanhar as várias demandas para o cumprimento das legislações, sempre muito específicas e repletas de detalhes que confundem. Poder recorrer a um departamento que dispõe de profissionais focados nesta atividade representa tranquilidade e segurança. “Recorram a ele sempre que necessário. E isto deve ser a cada nova contratação de serviço, seja a empresa, seja a profissional autônomo. Há especificidades legais para a correta execução de cada uma dessas ações e para o preenchimento de cada documento, e podemos ajudar muito neste processo”, conclui.