Passadas as festas, é hora de organizar a agenda. Para melhor pensar e agir, é importante pôr no papel quais são os primeiros compromissos e obrigações do ano e o que virá pela frente nos próximos meses. No condomínio, este planejamento inclui dos impostos e demais obrigações legais a questões trabalhistas e previdenciárias e, ainda, a contratação, ou acompanhamento de contrato, de empresas prestadoras de serviços e de profissionais autônomos, para manutenção e conservação dos muitos cuidados exigidos para o pleno funcionamento do prédio. A prestação de contas aos condôminos é outro item importante.

Para orientação, o síndico conta com o planejamento do ano anterior para conferir o que foi feito e o que restou fazer, o livro de reclamações, as sugestões e críticas ouvidas nos diálogos com os moradores, a previsão orçamentária, o fundo de reserva, o baixo ou alto índice de inadimplência e os esclarecimentos da administradora do condomínio.

“Toda empresa deve ter um planejamento para o ano e o condomínio, embora não seja considerado uma empresa, funciona como tal e, por isto, também deve valer-se deste instrumento”, destaca Manoel Maia, presidente do conselho consultivo da ABADI e vice-presidente do Secovi. Um dos mais respeitados profissionais do setor por seu conhecimento e experiência no mercado sugere incluir na agenda ações que tornaram-se essenciais recentemente: garantir a segurança do prédio, investir em itens de sustentabilidade ambiental e energética e zelar pela saúde, pelo bem-estar e pela qualidade de vida dos condôminos e da cidade.

Atenção às novidades

“Nas assembleias ordinárias, e em regra também nas de natureza extraordinária, os condôminos devem ser informados das novidades surgidas no âmbito da organização e administração de sua cidade, das legislações recém-aprovadas e da importância do cumprimento rigoroso do que é determinado por estas novas regras e leis”, ressalta Maia.

Para exemplificar, Dr. Maia cita a proibição de fumar em ambientes fechados; a mudança do fator previdenciário, já em vigor; as propostas de intervenção na construção e também nos condomínios, objetivando o reuso de água de chuva; a adoção de hidrômetro individualizado; e o uso de energia solar. “A sustentabilidade veio para ficar e tudo o que contribuir para um consumo mais racional dos recursos vai aos poucos e, na medida do possível, se tornando obrigatório. Precisamos estar preparados”, adverte.

Assim, uma agenda para ser eficaz estará cheia já nos primeiros dias e requererá novas anotações regularmente ao longo do ano, exigindo do síndico dinamismo tanto para a aplicação do que foi previsto quanto para a busca de informações que precisem ser incluídas.

Caso não sejam colocadas em prática no momento adequado, as anotações serão como promessas de começar uma dieta alimentar depois das ceias, repetidas apenas como intenção para um futuro incerto. É no dia a dia que se põe em cheque o planejado. Se o síndico conta com uma administradora competente, melhor. Será alertado a tempo, a fim de não deixar passar um compromisso importante.

Apoio para não esquecer

Na avaliação de Maia, os condomínios nos dias modernos vêm recebendo atenção especial dos governos, exigindo de seus gestores conhecimento e aperfeiçoamento constante sobre as legislações, quer civil, trabalhista, previdenciária ou tributária. Um conjunto enorme e complexo de informações cujo acompanhamento não é fácil. “Por isto, contar com uma administradora é fator de tranqüilidade e segurança. Mas não deve ser qualquer uma. O suporte a ser dado por uma empresa deve estar lastreado por sua tradição e importância no mercado, além de qualidade na assessoria que se dispõe a prestar. Se procuramos o melhor médico para cuidar de nossa saúde, devemos também procurar a melhor administradora para zelar pela saúde de nosso prédio, ou seja, a que dispõe de mais e melhores recursos, conhecimento e experiência para alcançar este objetivo”, orienta.

Catarina de Oliveira, gerente de qualidade da Lowndes, é a pessoa responsável por recepcionar e dar as primeiras orientações aos síndicos recém-chegados à administradora e aos recém-eleitos. Ninguém melhor do que ela para falar sobre uma pauta obrigatória de compromissos centrada no condomínio. Afinal, é com base nestas informações que são estruturados estes contatos, em reuniões que nunca duram menos de duas horas e são sempre acompanhadas de um documento impresso, uma espécie de orientador com itens, que inclui desde o pagamento de pró-labore, de autônomo e de empresa prestadora de serviço, especificidades dos laudos ambientais e de segurança e medicina do trabalho, horário de trabalho, horas extras e faltas, contratação, demissão, férias, adicionais e benefícios, guarda de documentos e publicidade. Isto tudo e mais outras obrigações e informações, todas pertinentes, que serão ainda detalhadas na medida da necessidade do síndico e da realidade de cada prédio.

O formato deste guia é simples, com texto claro e direto, por exemplo: “Até o dia 31 de janeiro de cada ano, o condomínio deve recolher a contribuição sindical patronal do exercício. O recolhimento é obrigação legal, sujeita a multas no caso de descumprimento”. Ou “A Lei 4.327/06 obriga os condomínios residenciais a disponibilizarem sacos plásticos para que seus moradores recolham as fezes dos animais domésticos dos logradouros públicos do Rio de Janeiro. No descumprimento, fica o condomínio sujeito à multa e, na reincidência, o valor será dobrado”.

Dever de casa iniciado pela administradora

As reuniões para que todo este conjunto de informações seja apresentado acontecem de preferência, e na medida da possibilidade do síndico, no condomínio, a fim de que se possa verificar o quadro de avisos, pois nele deve estar afixado o quadro de horário dos funcionários acompanhado da escala de revezamento. “São dois relatórios para que o fiscal faça uma leitura total, além da guia do INSS”, orienta Catarina, acrescentando que, da mesma forma, o livro de inspeção do trabalho deve estar disponível sempre, neste caso na portaria. Ela ainda diz ao novo síndico que, após a leitura das orientações, faça um “tour” pelo condomínio, descendo andar por andar e percorrendo todas as áreas comuns, com olhos de “fiscal”, para verificar se está de acordo com toda a legislação.

Para a gerente, a parte trabalhista é a mais complexa e trabalhosa, pois uma decisão aparentemente banal, cotidiana, pode gerar um passivo trabalhista grande. “Procuro deixar claro que o condomínio, por ser o local onde moramos, confunde um pouco, mas que é preciso ter uma relação com o empregado como empresa, respeitando horário e função, para evitar problemas trabalhistas”, diz. É por isto que a administradora, além de orientar, gera para o síndico a AMOPE, um documento de movimentação de pessoal, pré-formatado, onde constam contratação, demissão, férias e alterações, a fim de facilitar o trabalho do síndico no que diz respeito a este operacional e às preocupações por ele geradas. Todo mês, o síndico recebe um pacote referente aos empregados, desde contracheques, planilha para apuração de horas extras e escala de revezamento, esta última apenas para marcação das folgas.

Este mesmo suporte também se estende a outras documentações. Desde circulares sobre novas legislações, depois do entendimento com clareza para orientação mais precisa, ao extrato da conta corrente via correio eletrônico e em papel e até boletins com reportagens sobre o mercado e com fornecedores que, no contato cotidiano com síndicos, são reconhecidos pela qualidade dos serviços prestados.

E é assim que a agenda do condomínio é passada e repassada, com as orientações que vão desde a renovação de contratos de seguro e manutenção até a elaboração de orçamentos e previsões financeiras, pontualmente. A administradora mantém um gerente de condomínio exclusivo para acompanhar o dia a dia de cada prédio. As informações e os esclarecimentos são passados sempre que é preciso, a partir de uma abordagem preventiva. O objetivo é que o síndico possa dar uma resposta rápida seja aos condôminos, seja aos órgãos oficiais, e não precise arcar no futuro com prejuízos por omissão ou ação incorreta em sua administração. “O importante é oferecer uma assessoria completa, diretamente relacionada à realidade e às necessidades de cada condomínio, sempre a partir da experiência prática”, explica a gerente.

Há, ainda, as dicas que em muito auxiliam, minimizando custos. Um entre os muitos exemplos vai para o cumprimento das obrigações dos extintores: não se deve retirar os aparelhos de todos os andares ao mesmo tempo. Um empregado do condomínio deve anotar o número de cada um para conferência posterior e sempre esvaziar o extintor até o fim antes de deixar que seja levado para recarga. “Isto é necessário para garantir que a carga seja feita por completo e corretamente visando à segurança do condomínio. Além disso, é importante certificar-se de que se está pagando pelo serviço efetivado. Outro exemplo é para que o síndico solicite as notas fiscais dos materiais utilizados quando contratar um autônomo, evitando assim custos indevidos com encargos que só devem recair sobre a mão-de-obra efetiva.