O papel de cada um

Uma assembléia condominial é composta por um presidente e um secretário da mesa, o síndico e um conjunto de condôminos em número suficiente para deliberar sobre determinada matéria, especificada na ordem do dia e apresentada por meio do edital de convocação, no prazo legal previsto para esta ou o estabelecido na convenção. Segundo o advogado Geraldo Amorim, os inadimplentes não podem, por força de lei, votar nas deliberações das assembléias. Mas há quem radicalize e siga o artigo legal ao pé da letra, não permitindo sequer que o condômino participe. É bom ressaltar que, no caso de um condômino encontrar-se consignando em juízo suas cotas, poderá exercer seu direito de voto. Quanto aos locatários, a ressalva que se faz é que a lei prevê o direito de seu voto quando se tratar de despesas não extraordinárias, deixando claro que, em caso de votação de despesas extraordinárias, o que se levará em conta é a procuração outorgada pelo locador proprietário. É uma situação em que está se votando por este, ou seja, como seu representante.

Escolhido no início da assembléia pela maioria simples dos condôminos presentes ou conforme determina a convenção, a função do presidente da mesa é conduzir a reunião de forma imparcial e dirimir conflitos, mantendo as discussões em torno apenas do assunto pautado no edital de convocação. Ele possui autonomia para encerrar os trabalhos do dia, devido a distúrbios que prejudiquem o andamento e a tomada de decisões, cabendo ao síndico ou em consenso com os presentes designar nova data para a continuação da assembléia, com a devida publicação da ata contendo a narrativa dos fatos até o encerramento, e a divulgação de novo edital de convocação.

Por isso, o presidente deve ser capaz de manter o controle da situação e comandar os apartes, além de ter competência para verificar se as procurações estão regulares – é seu papel recolher as procurações no início da Assembléia para anexá-las à lista de presentes – e seguir as exigências legais, bem como obedecer ao quorum específico. É de sua responsabilidade, também, que as votações ocorram dentro do que determina a Lei de Condomínios, o Código Civil e a Convenção. Via de regra, é ele quem indica o secretário da mesa. O papel do secretário é fazer anotações e escrever a ata, sob orientação e aprovação do presidente da mesa, com a descrição do desenrolar da reunião e as decisões da assembléia.

Recomenda-se que o síndico não presida nem secretarie a Assembléia. Sua presença não é obrigatória, mas convém que esteja presente, especialmente quando a convocação foi sua. É ele quem comumente convoca e apresenta os motivos da reunião e as demais informações que ajudam os condôminos na tomada de decisões.

Outorga de direito

Qualquer item votado em assembléia afeta direta ou indiretamente a todos os condôminos. "E é aí que reside o perigo da outorga de poderes", avalia o advogado. “Quem detém uma procuração pode, inclusive, votar contrariamente à vontade do proprietário. Por isso, recomenda-se que as procurações sejam específicas. O ideal é que a procuração professe realmente a vontade do outorgante e não seja instrumento de perpetuação de poderes porque assembléia é um instrumento democrático”, afirma Amorim. O advogado ressalta ainda que uma procuração não tem um prazo de validade, perdendo o seu valor somente em caso de morte ou destituição. Também não existe lei que limite o número de procurações. Porém, é possível que a convenção o faça. “Estabelecer um limite e uma finalidade, além de exigir que estes documentos tenham firma reconhecida, são formas de resguardar a harmonia nas reuniões”, recomenda.

Outra orientação do advogado é para que, no caso de o imóvel ter mais de um proprietário, se eleja entre eles quem representará legalmente o imóvel, podendo ser qualquer um deles. Aumentar o número de participantes em assembléia é um desafio para os síndicos. A orientação de consultores de condomínios inclui cuidados como não propor muitos assuntos para uma mesma reunião, determinar um período curto – de no máximo duas horas – para a sua realização, disponibilizar toda a informação necessária antes e durante a assembléia para facilitar a decisão pelos condôminos e tornar o evento o mais agradável possível, dando-lhe ares de festa.

Orientam ainda que o edital de convocação, que pode também ser exposto em local de grande circulação de moradores, seja distribuído para cada unidade, sob protocolo ou carta registrada aos proprietários não residentes no edifício. Para facilitar, o documento deve explicitar o motivo da assembléia, ressaltando-se que somente poderão ser deliberados os assuntos constantes na ordem do dia.

Apoio fundamental

A presença de consultores ou gerentes de condomínios das administradoras na organização e realização das assembléias pode fazer toda a diferença. “Mesmo que entre os moradores existam advogados e administradores, na maioria das vezes eles não são especialistas nas matérias que envolvem todo o contexto do condomínio edifício. O consultor atua na área e entende a sua complexidade, pode ajudar orientando para o que pode e o que não pode ser feito, o que é mais indicado, pois trará melhores resultados e mais economia, além de ser o responsável pela redação das atas, que, quando feita por leigos, não têm a mesma clareza e apresentação, o que evita litígios e resguarda o condomínio”, avalia Luiz Cláudio Carrez, síndico há três gestões no condomínio Edifício Dina.

Carrez precisou se afastar da administração do prédio e uma assembléia sem esta consultoria resultou em uma grande confusão. A renúncia por motivos pessoais acabou tendo que ser revogada. O síndico conta que, no mesmo período em que pediu para sair, o subsíndico e o primeiro conselheiro fizeram o mesmo. A segunda conselheira assumiu, então, para cumprir um mandato tampão por um mês, como é previsto na lei. Neste ínterim, foi convocada uma assembléia para eleição de síndico, mas as discussões acabaram discorrendo sobre temas que não estavam pautados e, ao final, foi aprovada uma comissão de três síndicos para assumir o restante do mandato, o que legalmente não era possível. Além disso, não foi feita uma ata da assembléia, o que a tornou nula.

Alertados pela administradora sobre a impossibilidade legal das decisões tomadas e na ausência de quem quisesse ser síndico, Carrez teve que retornar. E a experiência reforçou a importância que o síndico dá à presença de um consultor nas reuniões de condomínio. Para ele, se ganha tempo ao se ter alguém para mostrar o que está errado. “Quantas vezes passamos horas pensando e investindo em coisas que não podem ser feitas, seja porque infringem uma lei, seja porque na prática sairá mais caro ou terá menos benefícios do que imaginamos?”, indaga.

Quem também não dispensa a presença do gerente de condomínios da administradora nas reuniões de assembléia é o síndico Roberto Batista Guedes, do Condomínio do Conjunto Residencial Vista Mar. Com 34 prédios e quase 180 participantes, em média, o que faz a diferença, garante, é ter o suporte da administradora ali presente. “Normalmente, o gerente fica como secretário e presta toda a orientação que necessitamos, atuando ainda como mediador nos debates e chamando a atenção para comportamentos menos democráticos ou exaltados”, conta Guedes.

O síndico conta que as reuniões são realizadas no salão de festas e a porta fica aberta, entrando, inclusive, aqueles que vão apenas para tumultuar. Mas com muita organização, tudo transcorre bem. “Cada pessoa que quer falar levanta a mão, o gerente faz as mediações e toma conta para que não se fuja dos temas em pauta”, explica. Além da convocação, o condomínio também entrega aos participantes, logo na entrada, outro impresso reforçando informações sobre temas a serem discutidos, com dados que auxiliem na tomada de decisão. Nas AGOs, preparam cédulas que são depositadas em uma urna. Nestas ocasiões, o gerente do condomínio valida com carimbo e rubrica no verso de cada cédula para evitar fraude.

Segundo o gerente de condomínios Gerson Costa, são muitos os erros cometidos por desconhecimento em reuniões de assembléias e aqueles que desrespeitam as determinações legais ou da convenção quanto à convocação e votações podem tornar nulas a reunião e as suas deliberações.

Decisões registradas

A ata de assembléia é o documento onde ficam registradas as deliberações. Ela é redigida pelo secretário, contando todos os itens discutidos, bem como o que foi deliberado sobre cada um, seguindo a orientação e aprovação do presidente da mesa. “Não é necessário se prolongar muito. É suficiente o registro dos assuntos, do que foi resolvido e dos eventuais protestos de quem fizer questão”, explica Costa. Se possível, ao final da assembléia, o secretário lê a versão definitiva ou o rascunho da ata, e os condôminos a aprovarão totalmente ou farão as ressalvas necessárias. Após a redação final, ela é aprovada e assinada pelo presidente da mesa e então distribuída aos condôminos.

A ata é assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário e é enviada uma cópia para cada condômino em um prazo de até oito dias, ou conforme estiver estipulado na convenção do condomínio. Não é obrigatório o seu registro em cartório, a não ser que a convenção assim o determine, pois se as decisões que ela contém foram aprovadas com os quoruns e procedimentos corretos, ela já tem valor legal para os condôminos. Porém, ela deve ser mantida no Livro de Atas do condomínio por pelo menos cinco anos e, como qualquer documentação do condomínio, deve estar sempre disponível para a consulta dos condôminos.