Desde o monitoramento por câmeras à autorização de um serviço pelo síndico, passando pelo funcionamento dos elevadores, pela aferição do ponto dos funcionários e pelo controle da inadimplência – qualquer rotina condominial que se tenha em mente é fruto de estudo e profissionalismo no Condomínio Flamengo Park Towers, na Praia do Flamengo. Liderado há três anos pelo Síndico Márcio Calleri e contando com uma equipe de profissionais especialmente treinados, o condomínio conseguiu, neste curto espaço de tempo, excelentes resultados em nível de diminuição de custos, geração de receita e otimização dos procedimentos internos.

A transformação deste condomínio comercial, que possui dois blocos de quinze andares, 400 salas, seis andares de garagem e um estacionamento rotativo, começou pela estrutura: inúmeras obras realizadas pela administração sem a emissão de uma única quota extra. Como exemplos, podemos citar a impermeabilização dos andares sobre as garagens e a cobertura, a reforma das empenas laterais, a recuperação da fachada e limpeza das pastilhas, a substituição das caixas de ar-condicionado, a reforma de toda a administração, com redecoração do ambiente, e a construção, na área da garagem, de uma espécie de vestiário, onde os funcionários podem se trocar e até mesmo descansar, já que o prédio funciona 24 horas. O segredo? Toda a receita para esse trabalho foi obtida através da locação de espaços da área comum a serviços como caixas eletrônicos de banco, restaurante, central copiadora, antenas e outdoors. O Síndico explica que administrar a locação destes espaços não se torna um transtorno para o condomínio, já que os contratos feitos com as empresas determinam detalhadamente as regras que elas têm para entrar e fazer a manutenção dos equipamentos, tornando o trabalho imperceptível para os condôminos e usuários.

Saindo da estrutura física e entrando na parte humana, encontramos a profissionalização aplicada às rotinas de segurança do edifício. O sistema de circuito fechado de TV, formado por 88 câmeras estrategicamente distribuídas nos dois blocos com gravação digital 24 horas, é monitorado ininterruptamente por operadores localizados na sala de controle que, segundo Márcio Calleri, é o “coração do condomínio”. Mas não basta contratar operadores que simplesmente observem os monitores. Por isso, no Flamengo Park Towers, eles são especialmente treinados para agir em caso de qualquer sinistro, seja um incêndio, um assalto ou uma pessoa presa no elevador. “Como o operador é o profissional que recebe de cara a primeira informação, ele tem que saber como é que vai distribuí-la para o condomínio sem causar pânico”, explica Márcio. Se uma pessoa fica presa no elevador, por exemplo, o operador conversa com ela, tentando tranqüilizá-la. No caso de um incêndio, eles agem tecnicamente para fazer a evacuação do condomínio.

A organização da segurança interna também contou com um estudo técnico que determina o posicionamento dos agentes, sua rotatividade e a movimentação deles nos andares. Para Márcio, estas medidas visam a minimizar a possibilidade de assaltos e a sensação de insegurança vivida nos dias de hoje. Ele diz que os condomínios residenciais também deveriam contar com agentes de segurança, pois isto inibe e dificulta a ação de terceiros que observam externamente a rotina do prédio. O sistema de câmeras também é estendido ao estacionamento e à garagem rotativa, permitindo a defesa do condomínio em eventuais alegações de sinistro nos veículos estacionados.
  

Livro de ponto, nunca mais.

As rotinas administrativas também contam com modernas técnicas de controle. A conferência do horário dos funcionários é feita por um sistema de ponto eletrônico biométrico digital, que funciona da seguinte forma: na entrada, na saída ou nos intervalos, o funcionário passa um cartão e coloca no sensor sua impressão digital. Márcio conta que este sistema permite a moralização dos horários e evita a “batida de ponto” por terceiros, além de eliminar o cansativo trabalho de apurar atrasos e horas extras, pois, no final do mês, o sistema emite um histórico com todos os acessos e já calcula o salário do funcionário. No caso dos terceirizados, a informação vai direto para a empresa contratante, eximindo o condomínio de eventuais responsabilidades trabalhistas. E a tecnologia também está presente no acesso de usuários. Um sistema de leitura facial permite captar a imagem do visitante e identificá-lo através da íris, emitindo uma estatística de acessos, atualmente contabilizados em 4.000 mensais.

Outra conquista foi a informatização de toda a administração, trazendo ganhos em agilidade e transparência. Utilizando um software de gerenciamento eletrônico de documentos, os papéis deixam de existir fisicamente e ganham um fluxo digital: um documento que necessite de autorização do síndico entra de forma eletrônica, é enviado para o seu computador e fica aguardando a autorização. Quando o síndico autoriza, o documento é enviado para seu destino final ou aguarda em outro setor, virtualmente. A autorização é digital, como se fosse uma assinatura eletrônica. Além disso, balancetes, notas fiscais, contratos, aditivos e cartas emitidas, tudo fica disponível em rede e cada funcionário tem acesso através de senha.

Outra novidade em relação à maioria dos condomínios é a composição da administração. No Flamengo Park Towers, os condôminos elegem o Conselho Fiscal e este elege o Síndico. Para fiscalização das contas, o Conselho contrata um auditor que, trimestralmente, analisa os balanços e indica os caminhos certos a seguir, em termos de legislação fiscal e trabalhista. “O auditor está aqui para somar, não para criticar. Ele está aqui para dizer se tudo está dentro da lei”, diz Márcio. O trabalho de auditoria confere à gestão do condomínio total transparência, complementada pela elaboração de um balancete personalizado, distribuído a todos os condôminos e que, nas palavras de Calleri, “não deixa dúvidas para ninguém que o lê”.

Enfim, a busca da otimização das rotinas e do emprego de uma boa dose de profissionalismo reflete a preocupação com o conforto e o bem-estar dos condôminos. Preocupação que se reflete desde a abordagem no tratamento da inadimplência – para a qual os funcionários são treinados, a fim de evitar constrangimentos – até a divulgação dos serviços através de um informativo interno, que será o próximo passo a ser adotado. Com todo esse trabalho, a administração do Flamengo Park Towers consegue agregar valor ao condomínio, trazendo comodidade e conforto aos condôminos e usuários e tornando o empreendimento atrativo para maiores e melhores negócios, além de tornar-se exemplo de uma administração que deu certo.