Rigoroso em tudo o que faz, a primeira preocupação que teve no início da sua gestão, em fevereiro de 2004, foi com relação aos desperdícios. Dois pontos já o incomodavam antes mesmo de ser síndico: o excesso de luzes acesas o tempo todo no prédio e a falta de conforto causada por sempre haver um elevador desligado. Mas, antes de tomar qualquer providência, procurou saber se havia outros problemas para serem resolvidos. Para isso, contratou uma empresa para fazer uma radiografia que verificasse se todas as normas de segurança estavam sendo cumpridas e qual era o estado geral de manutenção. Ao mesmo tempo, realizou uma pesquisa com os moradores, onde obteve mais de 50% de respostas sobre diversos itens do condomínio e as expectativas de cada morador sobre o que deveria ser feito. “Como proprietário e morador quero conforto, tranqüilidade e valorização do meu patrimônio, e isso só é possível tendo a casa em ordem, com tudo funcionando plenamente. Na outra ponta, como síndico, precisava saber como prover tudo isso”, justifica.

O desperdício de energia com as luzes das duas garagens, da escada, dos andares acesas 24 horas foi eliminado com o investimento em sensores de presença. A iniciativa foi das mais acertadas, gerando uma economia entre mil e mil e duzentos reais, por mês, o que representa 7,5% do orçamento do condomínio. “Precisava economizar e, em vez de cortar coisas que nos são caras, como a manutenção de elevadores, por exemplo, optei por eliminar desperdícios. Muitos administradores fazem cortes em coisas que são de alto risco. Não vale a pena”, critica. O síndico já fez as contas de quanto terá no final de um ano com a economia e está planejando investir em mais uma ação para reduzir despesas. “Estamos estudando a viabilidade de captar a água das chuvas”, antecipa. Como no caso dos sensores, será necessário primeiro investir para só depois obter resultados. “Não considero custo, mas investimento. A economia proporcionada em cinco meses pelos sensores pagou o custo do equipamento; agora é só lucro, o que nos permite uma folga para fazer outras coisas”, diz.

Conforto e bem-estar com dinheiro economizado

Entre as coisas que podem ser implementadas está a possibilidade de proporcionar mais conforto aos moradores. “Temos três elevadores, mas mantínhamos sempre um desligado. Atualmente, ligo os três nos horários de maior movimento, ou seja, nos horários em que as pessoas saem para trabalhar e retornam para casa”, conta.

O síndico também pôde investir no jardim, que antes gerava muita polêmica devido aos diferentes gostos dos moradores. “Tínhamos um empregado destinado a cuidar do jardim e ele acabava se tornando alvo de críticas. Para resolver o problema, contratamos uma empresa de paisagismo, ou seja, um prestador de serviços mais isento, que um bom trabalho e que agradou a todos. Às vezes, terceirizar é ter algo melhor e não mais barato. Gastei mais porque fiz um investimento, mas agora é só manutenção”, garante.

O condomínio Sutton Place é relativamente novo: tem sete anos e ainda não precisou de grandes reformas, mas em breve vai passar por uma limpeza da fachada, que o síndico já está planejando fazer sem cota extra, apenas com o dinheiro economizado.
   

  
Controle de fluxo de caixa e envolvimento dos empregados

Respeitar o fundo de reserva foi outra decisão desde o início, medida que ele aconselha ser seguida por todos os administradores de condomínio. “Acredito que pode-se até usar o fundo de reserva para administrar o fluxo de caixa. Eu tenho o dinheiro lá fisicamente e, em um mês em que sei que vou entrar no negativo, o utilizo. Mas isso é recuperado, no máximo, em dois meses, desde que se tenha uma programação que permita saber em quanto tempo vou poder repô-lo. É como se tivesse uma conta poupança junto com a conta corrente: se entrar no negativo, cobre com o valor da poupança, mas depois devolve o dinheiro. É só para não pagar juros porque eles são muito maiores que os rendimentos”, ensina.

Para obter resultados mais consistentes, o síndico recorreu à participação dos empregados. “Convoquei um a um para uma conversa e mostrei a eles a importância que eles têm na administração do prédio. Expliquei que o item pessoal representa a maior despesa de um condomínio e que não tinha a intenção de cortar ninguém nem seus benefícios, mas que, por isso mesmo, precisava deles para reduzir outras contas, como água, luz, materiais”, lembra. A conversa deu resultados. Os gráficos que acompanham o comportamento das despesas condominiais demonstram que todos estes itens tiveram uma redução significativa, em comparação com o item pessoal. “Eles realmente vestiram a camisa e são meus principais aliados”, diz. Mesmo com os reajustes das tarifas ao longo do ano, o condomínio fechou o ano de 2004 gastando menos com energia que em 2003.

Assim como os empregados, os condôminos também começaram a se envolver mais com a gestão, aproveitando a transparência permitida pela nova administradora do condomínio. “Foi necessário trocar, pois precisava dar mais transparência, manter um diálogo com os moradores. Hoje temos um site em que todos podem ver as contas do condomínio na hora que quiserem”, afirma. O síndico não tolerou a ineficiência da antiga administradora. “Não tínhamos controle sobre as receitas e despesas: os nossos empregados é que pagavam as contas no banco. Trocamos por uma administradora com mais serviços. O mais importante para mim é eficiência, é ter serviços prestados a tempo e a hora, de forma adequada”, reclama.

Os moradores sentiram a diferença, assim como os conselheiros. Eles recebem todas as informações detalhadas. O síndico acrescenta aos dados enviados pela administração um relatório com tudo o que está acontecendo. “Trabalho como se estivesse em uma empresa, que tem os acionistas e os representantes dos acionistas, a quem devo satisfação”, diz. Com estes procedimentos, acabou abrindo um canal de diálogo permanente com os moradores, através do conselho, e a participação só faz aumentar. Guimarães diz que procura convocar assembléias o mínimo necessário para não incomodar: “Eles elegeram um síndico para administrar e não para repassar os problemas”. Mas o índice de comparecimento é alto. A preocupação constante com a valorização do patrimônio também contribui para conquistar a aprovação dos moradores. “Geralmente, o maior patrimônio das pessoas é o imóvel e ele tem que se manter valorizado. Investir neste item é também cuidar do lugar em que eu habito, que, a meu ver, deve estar sempre limpo e harmonioso. Quero acordar e ver o jardim bonito. Tudo isso é motivado pela busca do bem-estar, mas resulta em preservação do patrimônio. Isso não tem preço”, conclui.
  

  
Dicas Deu Certo
  
Seguir um planejamento financeiro.

Conscientizar os empregados e moradores para importância da participação deles para a redução das despesas.

Fazer uma pesquisa de opinião com os moradores sobre o que querem para o condomínio.

Zelar pela aparência do prédio.

Identificar e eliminar desperdícios.

Buscar e aproveitar as oportunidades.