Passo a passo
Segundo
o consultor, administrações
que valorizam o planejamento financeiro
como ferramenta para controlar o
fluxo de caixa só têm
a ganhar. "Para a gestão
de qualquer atividade, é
importante saber quanto se estima
receber e quanto se vai desembolsar",
diz.
O
primeiro passo para a sua composição
é detalhar os custos do condomínio:
obrigações trabalhistas,
contratos, concessionárias,
etc. Depois, é preciso colocar
estes dados em uma perspectiva de
tempo, através do fluxo de
caixa. É importante buscar
adequar os custos à sazonalidade
(o orçamento para um mês
em que não há nenhum
evento especial é diferente
de outro em que um gasto maior será
feito).
A
inadimplência e a impontualidade
também são itens que
devem ser previstos. Segundo estudos
da ABADI/FGV, o índice de
inadimplência pode chegar
a 30% no meado de cada mês.
"Não prevê-los
pode representar problemas sérios
com o caixa do condomínio,
o que acaba acarretando aumento
de despesas e, conseqüentemente,
uma maior quota condominial para
os adimplentes", orienta.
É
com base nestes dados que se pode
planejar os recursos que serão
necessários à saúde
financeira do condomínio.
Com uma planilha mensal que demonstre
diariamente quanto é arrecadado
e quanto é pago a fornecedores,
funcionários, impostos e
demais compromissos, tem-se, no
final de cada mês, uma importante
ferramenta de análise com
a qual pode-se perceber erros que
poderiam ser evitados e vislumbrar
possibilidades de otimizar receitas.
Todos
estes detalhes são importantes,
pois o saldo devedor é sinal
de má gestão e de
maiores custos para o condomínio.
Uma boa administradora trabalha
justamente para que isto não
ocorra.
Relação
de confiança entre síndico
e administradora
É
mesmo para profissionais a experiência
e a competência para analisar
e administrar financeiramente, a
partir do conhecimento dos instrumentos
de controle, previsão e análise
do caixa. As administradoras mantêm
departamentos com pessoal especializado
para gerir esta área, justamente
pela complexidade do tema.
"O
planejamento financeiro exige conhecimento
de controles e um acompanhamento
rigoroso. O conjunto de planilhas
necessário à sua plena
elaboração leva algum
tempo para ser aperfeiçoado,
pois implica que esteja de acordo
com a realidade específica
de cada condomínio. Depois
disso, torna-se uma ferramenta que
oferece condições
para se pensar em estratégias
tanto para a economia de despesas
quanto para a melhoria do fluxo
de caixa", assegura Guerreiro.
Para
que este processo seja mais rápido
e eficiente, é importante
que o síndico acompanhe todo
o processo e mantenha comunicação
constante com a sua administradora.
"A realização
de um bom planejamento financeiro
exige uma relação
de confiança entre síndico
e administradora devido à
necessidade de um profundo conhecimento
da rotina de recursos e despesas
do condomínio. É somente
através da análise
e da avaliação de
suas reais condições
financeiras que se pode traçar
um verdadeiro planejamento financeiro",
afirma.
Previsão orçamentária
Todo
o trabalho de preparação
de uma previsão orçamentária
é executado pela administradora,
mas o síndico atento sabe
que é preciso manter à
mão uma planilha na qual
estejam listadas todas as despesas
de seu condomínio.
Esta
deve ser analisada regularmente,
permitindo fazer as simulações
necessárias para aplicação
ou captação de recursos
e outras decisões importantes
de gestão. "Nossa sugestão
é que esta previsão
seja feita de modo a abranger todo
o período de uma gestão.
Este trabalho se refletirá
certamente na saúde financeira
do condomínio", diz.
Ele
também permite implantar
uma cultura de previsão e
análise de despesas, seja
como um método de trabalho
para melhor administrar o condomínio,
seja para dar a transparência
que os condôminos esperam
da administração.
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