Primeiramente, o síndico implantou algumas medidas comuns a hotéis, como alguns serviços e a necessidade do preenchimento de fichas ao vir morar no condomínio. Segundo o Regimento Interno, elas são obrigatórias e destinam-se a cada novo morador, proprietário ou inquilino. “Esse é o momento em que se aproveita para ter uma pequena entrevista. É a ocasião para se conhecer o morador, e também para ele conhecer o síndico, o zelador e toda a estrutura que está à sua disposição, bem como esclarecer todas as dúvidas”, diz.

Incluso na estrutura colocada à disposição dos moradores está a manutenção das instalações hidráulicas e elétricas, entre elas o interfone, que visam a economia e a segurança do condomínio.“O que mais onera o condomínio é a água, e os moradores não tem consciência disso. Se em um apartamento moram seis pessoas e em outro uma, ambos pagam igual. Se um deixa uma torneira ou uma descarga vazando, dá um prejuízo a todos. O mesmo ocorre com os interfones, que são itens de segurança. Ninguém entra no prédio sem ser autorizado pelo morador; se um aparelho estiver com defeito, comprometerá todo o sistema”, justifica.

Cotas flexíveis para cobrir custos previstos e imprevistos
   
O controle financeiro é uma grande preocupação do síndico. “Além dos salários, dos encargos, da água, da luz e do elevador, o que pesa no condomínio é o 13o. dos empregados, a famosa decoração de Natal e rescisões trabalhistas. Nós temos provisão mensal para estes três itens”, diz. Todo mês, junto à cota de condomínio, o síndico inclui um pequeno percentual que vai para um fundo com essas finalidades.

Outra medida é uma cota de condomínio flexível, partindo do princípio de que a maioria das diferentes despesas de condomínio não é fixa. “Aqui ela é variável”, afirma. Ele explica que, quando o síndico encerra sua gestão, apresenta seu orçamento e faz uma proposta para o próximo período com um valor médio da cota, o que faz com que os moradores aprovem em dezembro de um ano o que se supõe irá ocorrer na economia no ano seguinte. “Por isso, as cotas devem ser ajustáveis de acordo com as necessidades”, defende.

O condomínio dispõe de uma folha de controle onde se lança a data do pagamento das cotas. “Com ela, é possível saber o dia em que a pessoa costuma pagar. Se costuma pagar no dia 12 e no dia 14 o pagamento ainda não foi feito, ele é contatado pelo síndico com a pergunta: “O senhor pagou em cheque ou em dinheiro porque nós não registramos o pagamento e provavelmente erramos”, com o objetivo de obter uma resposta: “Ainda não efetuei o pagamento, mas ele será feito em torno do dia tal”. Para evitar a cobrança de multas por atraso, ele facilita para aqueles que recebem depois do dia 1o. “Pelo fato de alguns receberem seus salários depois desse dia, aprovou-se em assembléia que aqueles que comprovarem a necessidade poderão pagar as cotas sem multa até o dia 7. Com certeza, aqueles que pagarem no dia 10 pagarão 2% de multa”, diz.

O síndico diz que o acompanhamento é fundamental, pois, para controlar a inadimplência, é preciso todo um trabalho antecedente. Por exemplo: se não houve pagamento em um mês, espera-se outra cota e faz-se novo contato: “Acredito que neste mês deve ter havido algum problema - problemas todos temos - no que podemos ajudar?”. O síndico lembra que já houve casos que, por deliberação do Conselho, aguardou-se por oito meses, sem forçar a cobrança do condomínio. “Isto porque sabíamos que o condômino estava desempregado, tinha uma questão para resolver, iria resolver, ter uma disponibilidade e pagar. Mas é claro que ele tinha uma previsão. Hoje há um único inadimplente: ele é proprietário e já colocou o apartamento à venda. Assim que vendê-lo – e não poderá fazer isso sem quitar o condomínio – o problema estará resolvido”, adianta.

Integração e transparência
  
As práticas adotadas têm permitido à Administração conquistar uma maior integração entre os moradores. A partir das informações anotadas nas fichas de morador, por exemplo, um princípio de incêndio foi sanado e foi possível prestar socorro adequado a uma empregada que passou mal e estava sozinha em um dos apartamentos. “Assumi com três bases fundamentais: transparência total dos atos praticados, processo democrático e legal de decisão e gestão participativa. Através da transparência, damos conhecimento passo a passo do que acontece, do por que de as coisas acontecerem e de como acontecem. Por Convenção temos três conselheiros titulares e três suplentes, mas desde o início mobilizei-os de tal maneira que os suplentes pudessem agir como titulares. Então, em realidade temos seis conselheiros e o balancete é submetido mensalmente a eles, vai para um por um. A palavra que preside tudo é transparência porque, quando a pessoa paga o condomínio, ela quer saber o que foi feito com aquele dinheiro. Com o processo democrático e a gestão participativa, procura-se desenvolver e aprimorar as responsabilidades de cada condômino, fazendo-os participar continuamente das decisões e, dentro de sua especialidade, contribuir para a gestão do condomínio”, conta.

O síndico baseia sua administração no mote – escrito em uma faixa e colocada em sua primeira assembléia – que diz: “Quem se omite, permite”. “Isto quer dizer: você não vai à Assembléia dar sua opinião, debater e votar, outros vão e decidem por você; agora resta obedecer à decisão. É a lei”, diz o síndico Luiz. Com isto, o condomínio hoje conta com uma participação de, no mínimo, 40 moradores nas assembléias. Para isso, ele recomenda sempre planejar, convocar uma assembléia somente por um motivo relevante e se preparar. “Você já sabe o que quer, como vai propor e que resultados pode ou não ter. Pode aprovar ou não, mas que alternativas vai levar?”, ensina. O objetivo é tornar as reuniões mais produtivas e ainda valorizar o caráter democrático das assembléias.

Sua crença neste princípio é tanta que sugeriu ao filho, que está estudando administração, o tema “Administração condominial: uma lição de cidadania” como trabalho de fim de curso. “É em uma assembléia de condomínio que a democracia aparece melhor que em qualquer outro lugar ou situação. É ali que você dá o direito de o outro falar, onde você tem o direito de falar, em que pode defender seu patrimônio, aprovar as contas daquilo que você pagou, eleger aqueles que vão administrar o prédio. É ali que ocorre a transparência, onde se expõe tudo o que cada um tem de melhor e de pior”, destaca.

Nessa direção, ele aproveita para chamar a atenção para uma mudança essencial no perfil de administrador de condomínio: “Sabe por que síndico tem fama de autoritário? De que ano é a lei 4591 que dita a lei dos condomínios? De 1964. Daí, o militar que ia para a reserva virava síndico e o “coronel” reproduzia no prédio o que fazia na unidade militar, acrescido do regime que vigorava no país. Isso mudou. Síndico não manda em nada. Ele decide, obedecendo as leis: a lei 4591/64, o Código Civil, a Convenção, o Regimento Interno e as Assembléias. Isso faz uma grande diferença”, conclui.